docuvita: Schluss mit Dokumentenchaos!
 War vor einigen Jahren noch die Beschaffung von Informationen eines der großen Probleme, so stellt sich heutzutage die Situation ganz anders dar: Wir ertrinken in Informationen und Dokumenten! Man mag es kaum glauben: Auch im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung wird durchschnittlich jedes Dokument 5 mal kopiert. (Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies), Dokumenten- Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmens-umsatzes. Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience), 3% aller Akten gehen gar komplett verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wieder herzustellen. Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide (ISBN: 0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons) und seit den 1970er Jahren hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert, ist die Papierflut um 300 % angestiegen!
Die Lösung: Dokumentenmanagement von docuvita!
Was bringt Dokumentenmanagement?
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Erhebliche Optimierung von alltäglichen Arbeitsabläufen
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Schneller finden, statt kompliziert suchen
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§Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
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Drastische Reduktion von Papierarchiven
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Überraschend deutliche Senkung der Verwaltungskosten
Wie rechnet sich DMS?
Die Kosten einer Investition in ein DMS sind transparent - die täglichen Kosten von Suchzeiten meist nicht - doch genau diese scheinbar niedrigen Kosten läppern sich - wie ein unentdeckt tropfender Wasserhahn mit der Zeit ganze Badewannenfüllungen verschwendet!
Beispiel: Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde
- Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit
- Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
- 1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden
- 15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag
Kosten pro Monat:
- 120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro
Kosten pro Jahr:
- 2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro
Kalkulieren Sie mit Ihren Werten, nutzen Sie den Onlinekalkulator (rechts)!
Gründe für Dokumentenarchivierung:
Für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sprechen viele, gute Gründe
- gesetzliche Vorgaben
- wachsende Datenströme
- Kostenersparnis
- Standardisierung der Ablage
- Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
- gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
- bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
- Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
Sprechen wir darüber!
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