28. May 2024

PEMA Verpackung GmbH – Anwenderbericht docuvita Workflow

PEMA setzt, ergänzend zur SelectLine Warenwirtschaft, seit einiger Zeit das docuvita Dokumentenmanagement ein.
Belege werden direkt und automatisch aus der SelectLine in Kunden– und Lieferantenakten, nach vordefinierter Ordnerstruktur, angelegt. Jetzt wurden mit dem docuvita Workflow weitere Optimierungen der Prozesse umgesetzt.
Der Arbeitsablauf für den Einkauf wird, vom Empfang der Eingangsrechnung bis zur Zahlung, in docuvita abgebildet. Über den docuvita Workflow werden Aufgaben dargestellt und nach Erledigung automatisch weitergegeben.


PEMA, Herr Raake:
Wir haben komplexe Strukturen und sind sehr zufrieden mit der Umsetzung unserer Anforderungen durch Viebrock. Die Nutzung von Workflows hilft, unsere diversen Liefer– und Zahlungskonstellationen abzubilden und die Abläufe zu verbessern. So wird nichts übersehen oder vergessen.

Beispiel Workflow:

Der Arbeitsablauf für den Einkauf wird, vom Empfang der Eingangsrechnung bis zur Zahlung, in docuvita abgebildet.

WORKFLOW
START mit dem Eingang der Rechnung
1. Sichten Buchhaltung Eingangsrechnung6. Zahldatum abzeichnen, Weitergabe nach Abzeichnung
• Weitergabe an zuständigen Mitarbeiter• Weitergabe
2. Prüfen durch den zuständigen Mitarbeiter7. Sichten der Eingangsrechnung im Lager
• Rechnung abgezeichnet, Weitergabe• Weitergabe an zuständigen Mitarbeiter
• Fehlerhafte Rechnung ablehnen, zurück8. Prüfung durch zuständigen Lagermitarbeiter
3. Stempel Einkauf prüfen• Fehlerhafte Rechnung ablehnen, zurück
• Kein Stempel, zurück zum Mitarbeiter Einkauf• Rechnung abgezeichnet, Weitergabe
• Stempel vorhanden, weiter an Buchhaltung9. Stempel Lager prüfen
4. Zahlungslauf Datum ermitteln• Kein Stempel, zurück zum Mitarbeiter Lager
• Weitergabe• Stempel vorhanden, weiter an Buchhaltung
5. Zahlung erfassen, Weitergabe nach Buchung10. Rechnung buchen
• WeitergabeENDE Worklfow

Im Hintergrund wird das Dokument, je nach Status, in unterschiedliche Ordner abgelegt,
die durch den Workflow erstellt werden.

Grafische Darstellung

Workflow

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