20. August 2018

Icon docuvita docuvita

Dokumentenarchivierung SQL für ERP Systeme

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen. Vielseitig. Unabhängig.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte möglichst einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Mit docuvita haben Sie ein sehr flexibles Werkzeug an der Hand, das durch seine offene Konfigurierbarkeit und freie Architektur optimal anzupassen ist.

Der Einsatzbereich reicht dabei von der Verwaltung Ihrer Unternehmens-Dokumente, wie elektronischer Kunden- oder Personalakten, Projektdokumentationen, Kundenanfragen. bis hin zur E-Mail-Archivierung.

War vor einigen Jahren noch die Beschaffung von Informationen eines der großen Probleme, so stellt sich heutzutage die Situation ganz anders dar: Wir ertrinken indessen in Informationen und Dokumenten! Man mag es kaum glauben: Auch im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung wird durchschnittlich jedes Dokument 5 Mal kopiert. (Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies), Dokumente-Management kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmens-Umsatzes. (Quelle: Gartner 13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience), 3% aller Akten gehen schließlich komplett verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte dann wiederherzustellen. Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide(ISBN:0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons) Seit den 1970er Jahren, hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert, ist die Papierflut um 300 % angestiegen!

Die Lösung: Dokumentenmanagement von docuvita!

Was bringt Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement Dateien
  • Alltägliche Arbeitsabläufe werden infolge erheblich optimiert
  • Sie finden Ihre Daten schneller, statt kompliziert zu suchen
  • Zudem erhalten Vorgänge dadurch eine verbesserte Nachvollziehbarkeit
  • Papierarchive werden somit drastisch reduziert
  • Des Weiteren gibt es eine überraschend deutliche Senkung der Verwaltungskosten.

Wie rechnet sich DMS?

Die Kosten einer Investition in ein DMS sind transparent – die täglichen Kosten von Suchzeiten meist nicht – doch genau diese scheinbar niedrigen Kosten läppern sich – wie ein unentdeckt tropfender Wasserhahn mit der Zeit ganze Badewannenfüllungen verschwendet!

Beispiel:

Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde

  • Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit
  • Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
  • 1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden
  • 15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag

Kosten pro Monat:

120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro

Kosten pro Jahr:

2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro

Gründe für Dokumentenarchivierung:

Für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sprechen viele, gute Gründe

  • gesetzliche Vorgaben
  • wachsende Datenströme
  • Kostenersparnis
  • Standardisierung der Ablage
  • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
  • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
  • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
  • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

Sprechen wir darüber!